Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve Gizlilik Bildirimi
PDF İndirKİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
ve GİZLİLİK BİLDİRİMİ
ÇOBAN-TUR TEKSTİL TURİZM TAŞIMACILIK OTOMOTİV TİCARET VE SANAYİ LİMİTED ŞİRKETİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat kapsamında hazırlanmıştır.
- Giriş ve Amaç
- Tanımlar ve Kısaltmalar
- Veri Sorumlusunun Kimliği
- Kapsam ve Şirketimizin Rolü (Veri Sorumlusu / Veri İşleyen)
- İlgili Kişi (Veri Sahibi) Grupları
- İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
- Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
- Kişisel Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri
- Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
- Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
- Kişisel Verilerin Aktarılması ve Alıcı Grupları
- Yurt Dışına Aktarım
- Veri İşleyen Sıfatıyla İşlenen Veriler ve Grup Şirketi İlişkisi
- Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası
- Kişisel Veri İşleme İlkelerimiz
- Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler
- İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)
- Hakların Kullanılması ve Başvuru Yöntemi
- İnternet Sitesi, Mobil Uygulama ve Çerezler
- VERBİS Kaydı
- Politikanın Yürürlüğü ve Güncellenmesi
1. Giriş ve Amaç
Çoban-Tur Tekstil Turizm Taşımacılık Otomotiv Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi (bundan sonra “Şirket” veya “Çoban-Tur” olarak anılacaktır) olarak; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, yolcularımızın, öğrenci ve velilerimizin, araç kiralayan müşterilerimizin, iş ortaklarımızın, tedarikçilerimizin, ziyaretçilerimizin, ortaklarımızın ve faaliyetlerimiz kapsamında ilişkide bulunduğumuz tüm gerçek kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına azami önem veriyoruz.
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve Gizlilik Bildirimi (“Politika”), başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve bu Kanuna ilişkin ikincil mevzuat olmak üzere yürürlükteki düzenlemelere uyum sağlamak; kişisel verilerin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiği, kimlere aktarılabileceği, toplanma yöntemi ve ilgili kişilerin hakları konusunda şeffaf bir biçimde bilgilendirme yapmak amacıyla hazırlanmıştır. Bu Politika aynı zamanda Kanun’un 10. maddesi kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesine hizmet eder.
Şirketimiz; elde ettiği kişisel verilerin güvenli şekilde saklanması ve bu verilere hukuka aykırı her türlü erişimin veya sızıntının engellenmesi için verileri yalnızca yetkili kişi, kurum ve kuruluşlarla, asgari ölçüde ve mevzuata uygun güvenlik tedbirleri alınarak paylaşır.
2. Tanımlar ve Kısaltmalar
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
|---|---|
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
| İlgili Kişi (Veri Sahibi) | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Kanun / KVKK | 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek/vakıf/sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, açıklanması, aktarılması, sınıflandırılması gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
| Periyodik İmha | İşleme şartlarının tamamen ortadan kalkması durumunda, Saklama ve İmha Politikası'nda belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Kurul / Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurulu / Kişisel Verileri Koruma Kurumu. |
| Çalışan | Şirket personeli. |
| Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlarla oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
| Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. ortamlar. |
| Hizmet Sağlayıcı | Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. |
| İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi/birim hariç olmak üzere, veri sorumlusunun organizasyonu içinde veya ondan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
| Kişisel Sağlık Verisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetine ilişkin bilgiler. |
| Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı işleme faaliyetlerini; amaç ve hukuki sebep, veri kategorisi, alıcı grubu ve kişi grubuyla ilişkilendirerek; azami saklama süresi, yurt dışına aktarım ve güvenlik tedbirlerini de açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
| VERBİS | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi. |
3. Veri Sorumlusunun Kimliği
Kanun uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Çoban-Tur Ltd. Şti. tarafından aşağıdaki iletişim bilgileri kapsamında işlenmektedir:
4. Kapsam ve Şirketimizin Rolü (Veri Sorumlusu / Veri İşleyen)
Şirketimiz, B2 yetki belgesi kapsamında karayolu yolcu taşımacılığı yapmakta olup personel servisi, okul servisi, tur ve okul gezisi taşımacılığı, havalimanı transferi, şoförlü otobüs/midibüs kiralama ve rent a car hizmetleri sunmaktadır. Kişisel veri işleme rollerimiz bu faaliyetlere göre aşağıdaki şekilde belirlenir:
a) Veri Sorumlusu sıfatıyla: Şirketimiz; kendi çalışanları (şoför, rehber personel, ofis personeli), çalışan adayları ve stajyerleri, taşıdığı yolcular (U-ETDS bildirimi, taşıma sözleşmesi ve sigorta süreçleri bakımından), okul servisi ve okul gezisi hizmeti verdiği öğrenciler ile velileri, araç kiralayan müşterileri, araç kiraladığı gerçek kişiler ve birlikte çalıştığı serbest rehberler, tedarikçi ve müşteri yetkilileri, ziyaretçileri ve ortaklarına ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur. İşbu Politika esas olarak bu kapsamdaki işleme faaliyetlerini düzenler.
b) Veri İşleyen sıfatıyla: Şirketimiz; personel servisi hizmeti verdiği müşteri firmaların kendisine ilettiği çalışan listeleri, grup şirketi Öz Çobantur Otomotiv Gıda Turizm Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Özçobantur”) tarafından satılan turların taşıma ve saha operasyonu ile şoförlü otobüs kiralayan kurumların yolcu listeleri bakımından, ilgili veri sorumlusu adına ve onun talimatları doğrultusunda veri işleyendir. Bu faaliyetler 13. bölümde ayrıca açıklanmıştır.
5. İlgili Kişi (Veri Sahibi) Grupları
Şirketimiz tarafından veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verileri işlenen başlıca ilgili kişi grupları şunlardır:
- Çalışanlar (şoför, rehber personel/hostes, ofis ve bakım personeli) ve gerektiğinde çalışan yakınları
- Çalışan adayları ve stajyerler
- Yolcular (tur, okul gezisi, havalimanı transferi ve kiralık otobüs yolcuları)
- Öğrenciler ve veliler/vasiler (okul servisi ve okul gezileri)
- Araç kiralayan müşteriler (rent a car) ve ek sürücüler
- İş ortakları (Şirketimize araç kiralayan gerçek kişiler, serbest turist rehberleri)
- Kurumsal müşteri, tedarikçi ve iş ortağı yetkilileri/çalışanları
- Ortaklar ve şirket müdürü
- İnternet sitesi ve mobil uygulama kullanıcıları (ziyaretçi, üye, iletişim formu kullanıcısı, acente kullanıcısı)
- Ziyaretçiler ve kaza/olaylarda karşı taraf veya tanık sıfatıyla verisi işlenen üçüncü kişiler
- İlgili kişi sıfatıyla başvuruda bulunan kişiler
Personel servisi müşterilerinin çalışanları ile Özçobantur müşterileri bakımından Şirketimiz veri işleyen olduğundan, bu gruplar 13. bölümde ayrıca ele alınmıştır.
6. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Şirketimiz, Kişisel Veri İşleme Envanteri ile uyumlu olarak aşağıdaki kategorilerde kişisel veri işlemektedir:
| Veri Kategorisi | İşlenen Kişisel Veriler (Örnek) | Başlıca İlgili Kişi Grubu |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad-soyad, T.C. kimlik no, pasaport bilgileri, doğum tarihi/yeri, anne-baba adı, cinsiyet, uyruk, medeni hal, kimlik sureti, imza | Çalışan, yolcu, öğrenci/veli, araç kiralayan müşteri, iş ortağı, ortak |
| İletişim | Telefon, adres, e-posta, biniş/alım-bırakma noktası, acil durumda aranacak kişi | Tüm gruplar |
| Özlük | SGK sicil no, işe giriş/çıkış bildirgeleri, puantaj, izin, disiplin kayıtları, zimmet bilgileri | Çalışan |
| Mesleki Deneyim | Diploma, sertifika, sürücü belgesi, SRC belgesi, psikoteknik raporu, rehber personel belgesi, rehber ruhsatnamesi, özgeçmiş | Çalışan, aday, serbest rehber |
| Finans | Banka/IBAN bilgisi, ücret, avans, icra kesintisi, fatura ve ödeme bilgileri, kredi kartı provizyon kaydı, vize için sunulan hesap dökümü | Çalışan, müşteri, iş ortağı, yolcu |
| Müşteri İşlem | Rezervasyon, sefer, koltuk ve oda bilgisi, servis/kira sözleşmesi, talep ve şikâyet kayıtları | Yolcu, veli, müşteri |
| Lokasyon | Araç takip sistemi (GPS) konum, güzergâh ve hız kayıtları; takograf sefer bilgileri; kiralık araç konumu; HGS/OGS ve yakıt (UTTS) kayıtları | Çalışan (şoför), araç kiralayan müşteri |
| Hukuki İşlem ve Olay Yönetimi | Trafik cezası, kaza tespit tutanağı, dava/icra bilgileri, veli izin belgesi, vize ret bilgisi | Çalışan, yolcu, müşteri, üçüncü kişi |
| Görsel ve İşitsel Kayıt | Vesikalık fotoğraf, pasaport fotoğrafı, işyeri ve garaj alanı güvenlik kamerası görüntüleri, kaza yeri fotoğrafları | Çalışan, yolcu, ziyaretçi |
| İşlem Güvenliği | IP adresi, log kayıtları, kullanıcı hesabı ve şifre bilgileri, çerez ve oturum bilgileri, misafir Wi-Fi bağlantı kayıtları | Çalışan, site/uygulama kullanıcısı, ziyaretçi |
| Pazarlama | Ticari elektronik ileti onayı, İYS kaydı ve gönderim bilgileri | Onay veren müşteri |
| Sağlık (Özel Nitelikli) | İşe giriş/periyodik muayene ve sürücü sağlık raporları, kan grubu, engellilik durumu, iş kazası kayıtları; kaza nedeniyle yaralanan yolcuya ait sağlık belgeleri; velinin bildirmesi hâlinde öğrencinin sağlık durumu | Çalışan, yolcu, öğrenci |
| Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (Özel Nitelikli) | Adli sicil kaydı (yalnızca şoför ve rehber personel için) | Çalışan |
7. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Yukarıdaki kişisel veriler, KVKK'nın 4., 5. ve 6. maddelerinde öngörülen ilke ve şartlara uygun olarak, başlıca aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi; insan kaynakları, bordro ve yan hak süreçlerinin yürütülmesi
- Karayolu taşımacılığı ve okul servisi mevzuatında şoför ve rehber personel için aranan yeterlilik şartlarının sağlanması
- Çalışan adayı / stajyer seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi
- İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin ve yasal yükümlülüklerin yürütülmesi
- Yolcu taşıma, okul servisi, okul gezisi, transfer, otobüs kiralama ve rent a car hizmetlerinin sözleşmeye uygun olarak ifası
- Sefer öncesi yolcu ve şoför bilgilerinin U-ETDS'ye bildirilmesi; takograf ve sürüş-dinlenme süresi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
- Araç takip sistemi ile araç, yolcu ve şoför güvenliğinin sağlanması, sefer ve güzergâh planlaması ile müşteri firmalara hizmetin ifasına ilişkin bilgi verilmesi
- Kaza, hasar ve sigorta süreçlerinin yürütülmesi; zorunlu koltuk ferdi kaza sigortası işlemleri
- Yurt dışı turlarda konaklama, ulaşım ve vize işlemlerinin yürütülmesi
- Kiralık araç bildirimlerinin yapılması; trafik cezası, HGS ve hasarların sorumlusuna yansıtılması
- Mal / hizmet satın alım, tedarik ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi; iş ortakları ile ilişkilerin yönetimi
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi; faturalandırma, tahsilat, beyanname ve yasal bildirimler
- Fiziksel mekân (merkez ofis ve garaj alanı) ve bilgi güvenliğinin sağlanması
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi; talep ve şikâyetlerin takibi; onay verilmesi hâlinde ticari elektronik ileti gönderilmesi
- Hukuk işlerinin takibi, dava/icra süreçlerinin yürütülmesi ve hakların korunması
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuattan doğan bilgi verme yükümlülüğünün yerine getirilmesi
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi; faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve denetimi
8. Kişisel Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda KVKK'nın 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- m.5/2-a — Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- m.5/2-b — Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- m.5/2-c — Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- m.5/2-ç — Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- m.5/2-e — Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- m.5/2-f — İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunmadığı ve işlemenin zorunlu olmadığı hâllerde kişisel verileriniz yalnızca açık rızanıza (m.5/1) dayanılarak işlenir. Açık rıza gerektiren işlemlerde, ilgili açık rıza ayrıca ve özgür iradeyle alınır; açık rızanın verilmemesi temel hizmet ve hakların kullanımına engel teşkil etmez.
9. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Sağlık ve adli sicil (ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri) gibi özel nitelikli kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesi kapsamında ve yalnızca aşağıdaki şartların varlığı hâlinde işlenir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (ör. kaza nedeniyle yaralanan yolcuya ilişkin sigorta ve hukuki süreçler),
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumdaki kişinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Yukarıdaki şartların bulunmadığı hâllerde ilgili kişinin açık rızası (ör. velinin, okul servisi/gezisi sırasında dikkat edilmesi amacıyla öğrencinin sağlık durumunu bildirmesi).
Adli sicil kaydı yalnızca karayolu taşımacılığı ve okul servisi mevzuatının öngördüğü şoför ve rehber personel bakımından talep edilir; diğer çalışanlardan adli sicil kaydı istenmez. Din, mezhep, dernek/vakıf/sendika üyeliği, biyometrik veri gibi iş ilişkisiyle bağlantısız özel nitelikli veriler işlenmez. Ayrıntılar Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası'nda yer almaktadır.
10. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Kişisel verileriniz; iş başvuru ve özlük formları, iş/servis/kira/taşıma sözleşmeleri ve ekleri, rezervasyon ve yolcu listeleri, veli izin formları, e-posta, KEP, şirket telefon hatları ve WhatsApp Business, araç takip sistemleri (Arvento, Seyir Mobil), takograf ve sürücü kartı, U-ETDS, UTTS ve HGS/OGS kayıtları, güvenlik kameraları, misafir internet ağı, muhasebe ve e-fatura yazılımları ile sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığıyla; tamamen veya kısmen otomatik ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
11. Kişisel Verilerin Aktarılması ve Alıcı Grupları
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak ve KVKK'nın 8. maddesindeki şartlara uyulmak kaydıyla, gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
| Alıcı Grubu | Aktarım Amacı |
|---|---|
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (SGK, İŞKUR, Gelir İdaresi, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı/U-ETDS, Emniyet Genel Müdürlüğü, Millî Eğitim Müdürlükleri, mahkemeler, icra daireleri, kolluk) | Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve mevzuattan doğan bilgi/belge taleplerinin karşılanması |
| Grup şirketi Öz Çobantur Otomotiv Gıda Turizm Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi | Ortak yürütülen tur, transfer ve taşıma operasyonları ile ortak personel ve ofis kullanımı kapsamında, amaçla sınırlı olarak (taraflar arasındaki veri paylaşım protokolü çerçevesinde) |
| Hizmet verilen müşteri firmalar, okullar ve otobüs kiralayan kurumlar | Servis/taşıma hizmetinin ifası (ör. araç ve şoför bilgisi, ilgili sefere ait araç konumu) |
| Sigorta şirketleri ve acenteleri, eksperler | Zorunlu koltuk ferdi kaza, trafik, kasko ve seyahat sigortası; kaza ve hasar süreçleri |
| Konaklama tesisleri, müzeler, yurt dışındaki yerel acenteler, konsolosluklar ve vize başvuru merkezleri | Tur ve okul gezilerinin ifası, vize işlemleri |
| Bankalar ve ödeme kuruluşları | Ücret ve diğer ödemelerin gerçekleştirilmesi, tahsilat |
| Mali müşavir, OSGB (işyeri hekimi ve İSG uzmanı), avukat ve danışmanlar | Muhasebe ve yasal bildirimler, iş sağlığı ve güvenliği, hukuki süreçler |
| Hizmet sağlayıcılar (araç takip, takograf, e-fatura, SMS, bilgi işlem, e-posta hizmeti sağlayıcıları) | Faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli destek hizmetlerinin alınması (veri işleyen sıfatıyla, gizlilik ve veri işleme sözleşmeleri kapsamında) |
Aktarımlarda veri minimizasyonu ilkesi gözetilir; veriler yalnızca amaçla sınırlı ve asgari ölçüde paylaşılır. Aktarım yapılan taraflardan, mevzuata ve gizliliğe uyum konusunda taahhüt alınır.
12. Yurt Dışına Aktarım
Şirketimiz kişisel verileri kural olarak Türkiye'de bulunan sistemlerde işler ve saklar. Aşağıdaki hâllerde yurt dışına aktarım söz konusu olabilir:
- Yurt dışı tur ve okul gezileri: Konaklama, ulaşım ve vize işlemleri için yolcu bilgilerinin gidilecek ülkedeki konaklama tesisleri, yerel acenteler ve konsolosluklarla paylaşılması. Bu aktarım, KVKK m.9/6 uyarınca ilgili kişiyle kurulan sözleşmenin ifası için zorunlu olması hâlinde arızi olarak; aksi hâlde açık rızanıza dayanılarak yapılır.
- WhatsApp Business ve benzeri iletişim araçları: Sunucuları yurt dışında bulunan iletişim uygulamalarının, ilgili kişinin kendi başlattığı veya talep ettiği iletişimde asgari veriyle kullanılması.
Yurt dışına aktarımlar, KVKK'nın 9. maddesi ile Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak yürütülür.
13. Veri İşleyen Sıfatıyla İşlenen Veriler ve Grup Şirketi İlişkisi
Şirketimiz, aşağıdaki faaliyetlerde kişisel verileri ilgili veri sorumlusu adına ve onun talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla işler:
- Personel servisi: Hizmet verilen müşteri firmaların ilettiği çalışan listeleri (ad-soyad, telefon, adres/durak, vardiya). Veri sorumlusu ilgili işveren firmadır.
- Özçobantur tur operasyonu ve online satışlar: Öz Çobantur Otomotiv Gıda Turizm Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından satılan paket tur ve hizmetlerde, Platform üzerinden alınan satın alma bilgileri ile katılımcıların taşıma ve saha operasyonuna ilişkin bilgileri. Paket tur sözleşmesine ilişkin veriler bakımından veri sorumlusu Özçobantur'dur.
- Kurumsal otobüs kiralama: Şoförlü otobüs kiralayan kurumların yolcu listeleri. Veri sorumlusu ilgili kurumdur.
Bu kapsamda veriler yalnızca veri sorumlusunun yazılı talimatı ve sözleşme kapsamında işlenir, sözleşmede öngörülen amaç ve süre dışında kullanılmaz, hizmetin sona ermesi hâlinde iade veya imha edilir. Şirketimiz veri işleyen sıfatıyla KVKK m.12 kapsamındaki tedbirleri alır. Buna karşın U-ETDS bildirimi Şirketimizin taşımacı sıfatıyla kendi yasal yükümlülüğü olduğundan, bu bildirime ilişkin veriler bakımından Şirketimiz veri sorumlusudur.
Grup şirketi: Şirketimiz ile Özçobantur aynı adreste faaliyet göstermekte; ofis, personel ve bazı bilgi sistemlerini ortak kullanmaktadır. Her iki şirket ayrı veri sorumlusudur. Taraflar arasındaki veri paylaşımı, amaçla sınırlı ve taraflar arasında imzalanan Grup İçi Veri Paylaşım ve Veri İşleme Protokolü çerçevesinde yürütülür.
14. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca saklanır. Mevzuatta bir süre öngörülmüşse (örneğin İş Kanunu, SGK mevzuatı, 6102 sayılı TTK ve 213 sayılı VUK kapsamında genel olarak 10 yıl; iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında kişisel sağlık kayıtları için 15 yıl) veri en az bu süre kadar saklanır. İşleme amacının ortadan kalkması ve saklamayı gerektiren başka bir hukuki sebebin bulunmaması hâlinde veriler, Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha süreçleriyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
15. Kişisel Veri İşleme İlkelerimiz
Tüm kişisel veri işleme faaliyetlerimizde KVKK'nın 4. maddesinde yer alan aşağıdaki ilkelere uyarız:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
16. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler
Kişisel verilerinizin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişimi önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli idari ve teknik tedbirleri alırız:
İdari Tedbirler
- Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlanmış ve güncel tutulmaktadır.
- Kurumsal politikalar (Saklama-İmha, Özel Nitelikli Veri, Bilgi Güvenliği) yürürlüğe konmuştur; grup şirketi ile veri paylaşım protokolü imzalanmıştır.
- Çalışanlara KVKK ve bilgi güvenliği eğitimleri verilmekte, gizlilik/taahhütnameler imzalatılmaktadır.
- Erişimler görev tanımına göre sınırlandırılmakta, yetki matrisi uygulanmaktadır.
- Tedarikçi ve iş ortaklarıyla gizlilik ve veri işleme/aktarım sözleşmeleri yapılmaktadır.
- İlgili kişilere aydınlatma yapılmakta; kurum içi periyodik denetimler gerçekleştirilmektedir.
Teknik Tedbirler
- Ağ ve uygulama güvenliği sağlanmakta; güvenlik duvarı ve zararlı yazılım koruması kullanılmaktadır.
- Erişim kayıtları loglanmakta, güçlü parola politikası uygulanmaktadır.
- Veriler düzenli olarak yedeklenmekte, güncel güvenlik yamaları uygulanmaktadır.
- Özel nitelikli veriler şifreleme (kriptografik yöntemler) ile korunmakta, aktarımda KEP/şifreli e-posta veya SFTP kullanılmaktadır.
- Saklama ve İmha Politikası'na uygun periyodik imha gerçekleştirilmektedir.
17. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak Şirketimize başvurarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme/silme/yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
18. Hakların Kullanılması ve Başvuru Yöntemi
Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "İlgili Kişi Başvuru Formu"nu kullanarak veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de öngörülen yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz:
- Yazılı / posta: Islak imzalı başvurunuzu, kimliğinizi tevsik edici belgelerle, Mehmetçik Mah. İnönü Cad. No:165/A Pamukkale / DENİZLİ adresine iletebilirsiniz.
- KEP: cobanturizm@hs03.kep.tr
- E-posta: muhasebe@ozcobantur.com (sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden)
- Şahsen: Kimliğinizi tevsik edici belge ile bizzat başvurarak.
Başvurunuzda ad-soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası), tebligata esas adres, varsa e-posta/telefon ve talep konusunun bulunması zorunludur. Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
19. İnternet Sitesi, Mobil Uygulama ve Çerezler
www.ozcobantur.com internet sitesi, rezervasyon.ozcobantur.com rezervasyon altyapısı ve “Özçoban Tur” mobil uygulaması, Şirketimiz ile grup şirketi Özçobantur tarafından ortak kullanılmaktadır. Platformun işletilmesi, çerezler, iletişim formu ve üyelik işlemleri bakımından veri sorumlusu Şirketimizdir; Platform üzerinden satın alınan paket tur hizmetlerinde sözleşmenin tarafı olan Özçobantur da bu sözleşmeye ilişkin veriler bakımından ayrı veri sorumlusudur. Ayrıntılar Çerez Politikası ve Aydınlatma Metni ile İnternet Sitesi ve Mobil Uygulama Aydınlatma Metni'nde yer almaktadır. Şirketimizin KVKK politikaları ve başvuru formu, kvkk.ozcobantur.com adresindeki KVKK Bilgilendirme Portalı'nda yayımlanır.
20. VERBİS Kaydı
Şirketimiz, KVKK ve ilgili Kurul kararları uyarınca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'ne (VERBİS) kayıt yükümlülüğünü yerine getirir ve kaydını Kişisel Veri İşleme Envanteri ile uyumlu şekilde güncel tutar. Veri işleyen sıfatıyla işlenen veriler bu kayıt kapsamı dışında olup ilgili veri sorumlusunun kaydında yer alır.
21. Politikanın Yürürlüğü ve Güncellenmesi
İşbu Politika, Şirketimiz tarafından yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları veya iş süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda Politika güncellenebilir. Esaslı değişiklikler, uygun kanallar aracılığıyla ilgili kişilere duyurulur. Güncel sürüm kvkk.ozcobantur.com adresindeki KVKK Bilgilendirme Portalı'nda yayımlanır ve KVKK dosyasında saklanır.
ÇOBAN-TUR TEKSTİL TURİZM TAŞIMACILIK OTOMOTİV TİCARET VE SANAYİ LİMİTED ŞİRKETİ
MERSİS: 0258050100600018 | Vergi Dairesi/No: Pamukkale V.D. / 2580501006
Adres: Mehmetçik Mah. İnönü Cad. No:165/A Pamukkale / DENİZLİ
KEP: cobanturizm@hs03.kep.tr | E-posta: muhasebe@ozcobantur.com | Tel: (0258) 241 30 90 | KVKK Portalı: kvkk.ozcobantur.com
Belge Sürümü: 1.0 | Yürürlük / Düzenleme Tarihi: 26.09.2026